Styrelsemöten

Från RFSL Ungdoms wiki
Hoppa till: navigering, sök


Att tänka på innan mötet

En viktig del av styrelsens arbete är styrelsemötena. På mötet samlas styrelsen och tar beslut som handlar om distriktets verksamhet. En kan tänka på att styrelsens möten är den del av styrelsearbetet där en blir uppdaterad och nya uppgifter delas ut, det är alltså mellan mötena som större delen av arbetet sker. Hur ofta styrelsen har möte beror lite på hur mycket verksamhet som finns i distriktet, dock måste ni ha minst fyra möten per år.

Sammankallande - Vem har till uppgift att skicka ut kallelsen och förbereda mötet? Här finns det olika alternativ, ni kan antingen bestäma att det är en och samma som är sammankallande. Ett roterande schema är en annan lösning och kan i vissa fall skapa mer inflytande hos samtliga deltagare. Oavsett vem det är som löser detta. så är det viktigt att alla vet vem som gör det så att man kan anmäla punkter till dagordningen och komma med andra förslag. I kallelsen ska det tydligt framgå varför vi ska ha ett möte, vart mötet ska vara, vilka tider som gäller och en dagordning ska vara bifogad. Det räcker med att kallelsen går ut på den interna mailinglistan för styrelsen, men det är en bra idé att använda er av kalendariet på hemsidan också. Se till så att alla i styrelsen är medvetna om hur kallelser går ut och att de finns tillgängliga för alla.

Tänk även på att ordna fram papper, dokument, pennor och se till att eventuellt fika redan är ordnat så ingen behöver gå ifrån mitt i för att fixa med det.

Mötesordförande, sekreterare och justerare

När man har ett styrelsemöte finns det tre roller som krävs. Den första av dessa tre roller är mötesordförande. Utöver var och ens ansvar för att upprätthålla "ordningen", så har mötesordföranden ett stort ansvar för att balansera styrkeförhållanden. Den gäller för denne att inte hasta igenom frågor, men ändå fokusera på resultat. Direkt störande eller aggressiva beteenden ska hanteras med skärpa och auktoritet. När diskussionen kring en fråga är över är det mötesordföranden som frågar om mötet kan gå till beslut. När ett beslut är taget går mötesordförande vidare i dagordningen och en ny diskussion börjar.

Sekreterarens roll under mötet är att anteckna så denne kan skriva ett protokoll. Justeraren läser sedan igenom det färdigskrivna protokollet för att se till att det inte smugit sin in några fel eller missuppfattningar. När justeraren anser att protokollet visar vad styrelsemötet beslutade undertecknar hen det.

Dagordning och protokoll

Dagordning är en lista över vilka frågor som ska tas upp på mötet. Den har ett antal fasta punkter som t.ex. Ekonomi, Rapporter osv som ska tas upp varje möte. Under punkten Inkomna ärenden behandlas de saker som kommit till styrelsen sen senaste mötet.

Det finns olika sätt att ha styrelsemöte på, testa att variera era möten. T.ex., ibland kan en få nya perspektiv genom att ha mötet någonstans där ni inte brukar vara, eller varva med föreläsningar. Testa även gruppövningar och andra metoder för att stärka gruppgemenskapen och sätta igång kreativiteten.

En enkel metod för att generera nya idéer är brainstorming. Instruktioner för övningen finns längst bak i den här manualen.

Någonting som är viktigt att komma ihåg är att alla i styrelsen har andra saker för sig som inte handlar om distriktet. Ibland har en helt enkelt mindre tid att lägga på styrelsearbetet och det är viktigt att det finns förståelse för det inom styrelsen. Det här handlar ju mycket om att kunna kommunicera med varandra, ett bra sätt att hjälpa kommunikationen på traven är att inför varje möte ha en ”mårunda” där alla får en chans att berätta hur de mår och vad de har i huvudet just nu. Det är även bra att avsluta med en mårunda, för att stämma av hur mötet har gått.

Protokoll är ett sätt för styrelsen att hålla koll på vad som har behandlats och beslutats om tidigare. Gå igenom förra mötets protokoll på mötet, så har ni bra koll på vad ni har pratat om. Protokollet är alltså ett mycket viktigt dokument både för nuvarande medlemmar och för framtidens forskare. En bör därför vara mycket noga med hur en skriver och hur en sparar protokollen.

Det finns olika sätt att skriva protokoll:

  • Beslutsprotokoll är ett protokoll där en skriver om vad som beslutades på mötet.
  • I ett Diskussionsprotokoll skriver en lite mer om vad som har sagts under mötet och av vem

Kom överrens i styrelsen vilken sorts protokoll ni vill använda er av. Generellt är det smidigare att skriva ett beslutsprotokoll för vanliga styrelsemöten, där det intressanta är vilka beslut som fattats.

Upplägg Protokollet ska följa den föredragningslista som en tagit beslut om på mötet. Föredragningslistan och eventuella andra dokument som diskuterats på mötet ska följa med protokollet i form av bilagor. Numrera bilagorna och hänvisa till dessa i protokollet.

Justering När protokollet är färdigskrivet ska det justeras, d v s kontrolleras av justeraren som valts på mötet. Om alla är överens kan de skriva under protokollet tillsammans med sekreteraren. Protokollet tas därefter upp på nästa styrelsemöte som beslutar om att lägga protokollet till handlingarna. Att lägga ett dokument till handlingarna innebär att en sparar den i original tillsammans med de bilagor som protokollet hänvisar till.

Andra dokument Alla dokument som skrivs för styrelsen måste godkännas på ett möte. Det kan vara tex en rapport om senaste aktiviteten i distriktet eller en policy som distriket följer. En kopia av dokumentet ska därför sparas tillsammans med protokollet för det möte där dokumentet godkänndes.


Att tänka på

  • Kallelse till mötet ska vara ute senast fem dagar innan mötet
  • Dagordning måste gå ut i tid så att alla hinner förbereda sig inför mötet
  • Alla medlemmar har närvaro, förslags och yttranderätt
  • Protokoll måste skrivas
  • Pauser och bensträckare är viktiga för att orka hålla fokus på mötet
  • Variera mötena ibland, det ökar kreativiteten
  • Mårunda i mötets början
  • Ha kul!

Delaktighet

På möten är det lätt hänt att vissa i styrelsen alltid får mycket plats och att andra mest sitter tysta. Det är inte så bra eftersom det skapar makthierkier och det gör att alla inte känner sig lika viktiga och välkomna i styrelsen. För att motverka att det här sker så finns det lite olika saker som styrelsen kan göra. Här nedan finns en lista över saker som fungerar bra. I varje grupp är det allas ansvar att se till så att alla är välkomna och blir lyssnade på, men ordföranden för mötet har ett extra ansvar för detta.

Knep för att få alla att bli deltagande:

  • Ha rundor i diskussionerna, då får alla en chans att bli hörda
  • Inför en talarlista, på det viset ser ordföranden vem som har talat och vem som alltid är tyst
  • Handuppräckning för att få ordet
  • Gå igenom de olika härskarteknikerna så att alla är medvetna om dessa
  • Undvik internskämt
  • Låt alla i styrelsen få testa på att vara mötesordförande
  • Ge varandra beröm och feedback när ni har gjort någonting, se till att alla får beröm och att ingen blir bortglömd
  • Se till att all information är tillgänglig för alla
  • Undvik förkortningar utan förklaring
  • Håll fokus på mötet, undvik att bli sittande för länge med samma fråga