Ett år för styrelsen

Från RFSL Ungdoms wiki
Hoppa till: navigering, sök

Året.jpg

Detta bör hända under året

Det finns ju tusen olika saker som en styrelse i ett RFSL Ungdom-distrikt kan göra, bara fantasin sätter gränser. Allt ifrån bakkvällar, caféverksamhet, filmvisning, balettlektioner osv osv. (Se sidan Tips och inspiration! för förslag på aktiviteter!) Men utöver de sakerna finns det även en del saker som det åligger styrelsen att fixa. För en del låter det kanske inte så spexigt med bokslut, medan andra älskar sådana uppgifter! Arbetar gruppen tillsammans och går in med en positiv inställning så går det mesta som en dans.

Här är en lista över saker som ska ske under året:

  • Årsmöte i distriktet – det finns bifogat en checklista om vad ni behöver tänka på
  • Konstituerande möte – första mötet efter årsmötet där det utses firmatecknare och attestanter
  • Välja ombud till kongressen – görs på årsmötet
  • Utse en kassör
  • Genomföra det som årsmötet beslutat om – oftast handlar det om verksamhetsplanen
  • Ge en ekonomisk halvårsrapport till faddern
  • Fixa ett bokslut inför årsmötet
  • Ha minst fyra styrelsemöten. Läs mer på sidan om Styrelsemöten
  • Deklarera
  • Skratta mycket tillsammans! (Gör roliga saker ihop)
  • Hålla kontakt med interna arbetsgruppen
  • Hålla kontakt med distriktets medlemmar

Inga av de här sakerna är omöjliga att fixa. Skulle det bli problem eller om någonting uppstår så kontakta interna arbetsgruppen via intern@rfslungdom.se eller hela förbundsstyrelsen på fs@rfslungdom.se , det är sällan saker är så allvarliga så att de inte går att lösa.

Verksamhetsberättelse och bokslut

Skriv verksamhetsberättelse och gör bokslut i god tid så blir det inte stressigt inför årsmötet

En verksamhetsberättelse kan se ut ungefär såhär: Verksamhetsberättelse (ÅR)

Möten Skriv vilka möten ni haft, datum.

Aktiviteter Har ni deltagit på aktiviteter eller arrangerat själva (datum, person/er och vad för typ av aktivitet). Om ni arrangerat exempelvis cafékvällar så behöver ni inte skriva in alla datum om ni inte vill utan kan skriva "Under året har vi arrangerat cafékvällar en gång i månaden (eller vilken tidsintervall det nu hållts)"

Representation Om ni har hållit ett tal eller liknande på något externt arrangemang så skriver ni det här, vem som var där, datum och vilket externa arrangemang det var.

Aktivistgruppernas verksamhetsberättelse RFSL Ungdom (Aktivistgrupps namn) Kan läggas som bilaga eller direkt in i verksamhetsberättelsen.

Media Den (datum) skrev vi en artikel/debattartikel (länka här)

Förberedelser distriktets årsmöte

Det är distriktsstyrelsen som har uppgift att planera årsmötet. Att börja planera i tid underlättar för alla, speciellt om ni vill samköra årsmötet med någon happening. Börja med att fundera ut vart ni vill vara, detta är bra att ha klart innan ni skickar ut kallelsen. Kallelsen skall skickas ut tidigast sex veckor och senast fyra veckor före mötet. För att öka allas möjlighet till delaktighet är bra att skicka ut en text om vad ett årsmöte innebär samt hur det går till.

Glöm inte att skicka en inbjudan till interna arbetsgruppen. Det är bra att låta en utomstående person att vara årsmötes ordförande så att alla har chans att delta aktivt på mötet.


Styrelsen ska förbereda

  • Kontakta valberedningen. Tänk på att det kan ta tid för valberedningen att hitta personer som är intresserade, så var ute i god tid.
  • Fixa möteslokal
  • Skicka ut kallelse till årsmötet. Tidigast 6 veckor och senast 4 veckor innan årsmötet, ska skickas till alla distriktets medlemmar och till förbundsstyrelsen samt läggas upp på hemsidan. Kallelsen ska innehålla datum, tid och plats för mötet samt motionsstopp (när förslag från medlemmar senast ska vara inne.)
  • Ta in intresseanmälningar att åka som ombud till kongressen. Årsmötet beslutar vilka som åker som ombud, eller så ger årsmötet rätt till styrelsen att besluta om ombud. Det är oavsett bra att ha en "intresselista" för årsmötet att besluta om eller att ge vidare till den nya styrelsen.
  • Kontakta revisorer. Skicka bokslut, eller annan ekonomisk redovisning och alla protokoll. Senast fyra veckor innan årsmötet.
  • Skicka ut handlingar. Senast 1 vecka innan årsmötet, till alla distriktets medlemmar och förbundsstyrelsen. Ska innehålla; Bokslut, eller annan ekonomisk redovisning, verksamhetsberättelse, revisorernas berättelse (påskriven av revisorerna), propositioner (förslag från styrelsen), verksamhetsplanen är en proposition, motioner (förslag från medlemmar) och styrelsens svar på dessa, valberedningens förslag och dagordning för mötet.
  • Ordförande för mötet. Ordförande för mötet bör vara en person som inte redan är aktiv i distriktet, men som vet hur ett årsmöte går till. Till exempel en person från förbundsstyrelsen (FS), någon från ett annat distrikt, eller någon från en annan förening.
  • Sekreterare för mötet. Sekreterare kan vara någon från distriktet. Tänk på att det är olämpligt att någon från avgående styrelse eller som kandiderar till styrelsen är sekreterare.
  • Fixa fika
  • Kopiera upp handlingar
  • Skriv ut stadgarna så att de är lättillgängliga
  • Förslag på verksamhetsberättelse
  • Verksamhetsplan
  • Ekonomisk berättelse och budget, se ekonomi
  • Propositioner

Övriga förtroendevalda

  • Valberedningen skall föreslå personer till styrelsen
  • Revisorerna ska granska styrelsens arbete och lämna revisionsberättelse (gå igenom bokslut och protokoll etc innan årsmötet).
  • Svar på motioner som kommit in

Genomförandet Årsmötet kan genomföras då alla förberedelser är klara. Om man ska beskriva ett årsmöte i grova drag kan man se årsmötet i fyra delar.

Den första delen ger ramar för årsmötet med att godkänna föredragningslista, mötesordförande, sekreterare, justerare etc. Den andra granskar den nuvarande styrelsens agerande för att sedan kunna besluta om styrelsen ska få ansvarsbefrielse dvs. att styrelsen får godkänt för sitt arbete. Vidare är det fokus på den framtida verksamheten där motioner och propositioner gås igenom och röstas om. Efter att en fattat beslut om hur organisationen skall vidareutvecklas blir det val till nästa styrelse.


Distriktets årsmöte

Distriktets årsmöte ska enligt stadgar hållas innan september månads utgång, men görs gärna i början av året och närliggande till kongressen.

  • Gå igenom årsmötets regler. Hur en röstar på årsmötet. Alla medlemmar får ge förslag, rösta och närvara på mötet.. Styrelsen kan alltid lägga propositioner (styrelsens förslag) på sittande möte. Bara motioner (medlemmars förslag) som kommit in i tid kan tas upp på mötet. Att yrka (lämna förslag) går att göra på mötet, men bara om de saker som tas upp. Årsmötet är distriktets högsta beslutande organ. Stadgarna har alltid rätt, förbundsstyrelsen (FS) har rätt att tolka stadgarna. En del beslut, till exempel distriktets namn eller stadgeändringar måste godkännas av förbundsstyrelsen (FS).
  • Val av mötesordförande. Helst någon utanför distriktet. Leder mötet och har koll på stadgarna. Ingen från styrelsen eller som kandiderar till styrelsen.
  • Val av mötessekreterare. För mötets protokoll. Ingen från styrelsen eller som kandiderar till styrelsen
  • Val av två justerare och rösträknare (det är samma personer). Justerare är personer som kollar och skriver under protokollet när årsmötet är slut. Om det behövs rösträkning så är det deras uppgift.
  • Gå igenom dagordningen. Läs den högt punkt för punkt så att alla hänger med.
  • Röstlängden. Gör en lista över de som kan rösta på mötet. Det är bara de medlemmar som är med på mötet som kan rösta.
  • Är årsmötet rätt utlyst? Tidigast 6 veckor, senast 4 veckor innan årsmötet.
  • Gå igenom verksamhetsberättelsen. Någon från avgående styrelse berättar om vad de gjort under året. Lämna öppet för frågor
  • Gå igenom revisorernas berättelse. Revisorerna behöver inte nödvändigtvis vara med på mötet, men det måste finnas en revisionsberättelse – denna skall finnas påskriven i handlingarna. Bara revisorerna kan föreslå ansvarsfrihet
  • Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen. Avgående styrelse får inte rösta i den här frågan. Får styrelsen inte ansvarsfrihet kan ingen ur den bli omvald.
  • Val av ny styrelse. Valberedningen berättar om sitt förslag. Styrelsen är vald och därför ansvarig fram tills nästa årsmöte. Deltagare på mötet kan berätta varför en ska rösta på just en viss person till styrelsen (detta kallas att plädera). Alla som har rösträtt får rösta i val. Det är bara medlemmar i RFSL Ungdom som kan bli valda. Det går inte att bli vald till mer än en sak i distriktet. Det är inte okej att prata illa om någon som kandiderar. Val kan ske i klump om det inte finns någon utanför valberedningens förslag. Om någon föreslår sluten omröstning (dvs. via lappar) så måste årsmötet göra så.
  • Poster som väljs till styrelse. Ordförande för distriktet, vice ordförande, ledamöter (minst 2) och ev. suppleanter (ersättare).
  • Val av andra poster. Se punkter ovan. Revisor behöver inte vara medlem.
  • Övriga poster som väljs. Valberedning (minst 2), en av dem är sammankallande för valberedningen. Revisorer (minst 1 och minst 1 personlig suppleant)
  • Val av ombud till kongressen. Distriktet har ett antal ombud att skicka till kongressen. Det är viktigt att utse ombud från hela distriktet. Om årsmötet vill kan styrelsen välja ombud. Det är bara de som är valda till ombud som har rösträtt på kongressen.
  • Gå igenom verksamhetsplanen (räknas som en proposition). Läs högt. Lämna tid för yrkanden (förslag).
  • Gå igenom andra propositioner. Styrelsen har alltid rätt att lägga propositioner direkt på mötet.
  • Gå igenom inkomna motioner (förslag från medlemmar). Endast motioner som kommit till styrelsen i tid räknas som en motion, om styrelsen vill kan de välja att lyfta motionen som sin egen och då kan den behandlas.
  • Gå igenom övriga frågor. Här kan en fråga som kommit upp under mötet, men inte är en hel motion tas upp. Det går inte att ta några beslut under den här punkten, däremot är det trevligt med avtackning här. Oftast en mer formell punkt som brukar vara tom.
  • Avsluta mötet. Tacka alla för att de kommit

Efter distriktets årsmöte

Efter årsmötet bör den nya styrelsen träffas (oftast direkt efter årsmötet) för att ha ett konstituerande möte. Då väljs kassör och firmatecknare. Det bör även väljas en person i styrelsen som är ansvarig för medlemsregistret.

  • Efter godkännande skicka verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse samt justerat årsmötesprotokoll till förbundsstyrelsen .
  • Så fort ombud till kongressen valts (av årsmötet eller styrelsen om den fick det i uppdrag av årsmötet) uppmana ombuden att så fort som möjligt anmäla sig till kongressen.
  • Tänk på att om den nya styrelsen är bosatt någon annanstans än den gamla styrelsen kan det vara bra med en ny postadress och att göra en adressändring. För att göra en adressändring kan ni gå in på adressandring.se. För att göra en adressändring behöver ni gamla adressen, nya adressen och organisationsnumret. Har ni glömt det? I sådana fall går det att kolla upp på ratsit.se

Förberedelser inför kongressen

  • Håll koll på datum för motionsstopp, skriv gärna motioner och uppmana andra att göra det också!
  • Glöm inte att anmäla er till kongressen i tid och se till att distriktets andra ombud också gör det!

Deklaration

Håll koll på sista datum för inlämning av föreningens deklaration. Alltid i början av maj!

Det är endast distrikt som har ett organisationsnummer som behöver deklarera och Skatteverket skickar ut en blankett. Om denna inte dyker upp (kanske för att de har fel adress) så ring dem på 0771-567 567 och fråga efter en ny. Oavsett var du ringer ifrån så kostar det som lokal samtalstaxa.

När du ska deklarera så tar du den av blanketterna som det står adresser längst upp på. Längst ner på blanketten skriver någon firmatecknare under med namn och telefonnummer. Skicka den in blanketten till den adress som står uppe i vänstra hörnet.

Det är väldigt sällan något distrikt har en sådan verksamhet så att den ska deklareras genom att skriva i siffror. Om så är fallet vet ni det sedan tidigare då ni i någon situation har fått lämna in kontrolluppgifter till skatteverket, t.ex. om ni har en anställd.

Kom ihåg att deklarationen ska vara inne senast början av maj!

Datum står på blanketten, är du osäker gå in på Skatteverket http://www.skatteverket.se/privat/deklaration2014.4.2b543913a42158acf800013508.html

Utvärdera och stäm av

Utvärdera projekt och annan verksamhet löpande. Stäm gärna av budget och verksamhetsplan halvårsvis.

Distriktsturné

Planera in datum tillsammans med förbundsstyrelsen för att ses under deras distriktsturné och diskutera eventuella frågor i styrelsen som ni vill ta upp. Besöket utformas efter era önskemål och kan innehålla allt från en workshop i att komma fram till nya aktiviteter, planering av verksamhet, styrelseutbildning eller bara en fikakväll!

Verksamhetsplan och budget för nästa år

Planera för nästa år och skriv verksamhetsplan och budget.