Anställda och arbetsgivaransvar

Från RFSL Ungdoms wiki
Hoppa till: navigering, sök

Det finns ibland behov av att anställa någon för ett speciellt projekt eller till allmänna arbetsuppgifter inom distriktet, den här sammanställningen skall vara till stöd och hjälp för styrelsen i det arbetet. På den här sidan finns det relevanta frågor som tar fasta på tiden innan en anställer, hur anställning går till och vad en bör tänka på när en väl har en anställd.

När kan en behöva anställa?

När styrelsen finner anledning att anställa någon, skall det vara för ett arbete som verkligen kräver en anställning. Det kan vara av mer tillfällig natur och det kan vara tillsvidare. Bedömningen av detta skall göras av styrelsen. Att ha ett arbetsgivaransvar är en omfattande uppgift och ställer höga krav på ansvariga i styrelsen. Om en anställning känns för komplicerad eller på annat sätt inte känns rätt kan en väg att gå vara att arvodera en eller flera personer för vissa mer omfattande arbetsuppgifter.

Har styrelsen landat i att ni kan ta ansvaret så beslutar ni om en anställning. Lämpligt är att ni fattar ett principbeslut i styrelsen och sedan ger ett par personer i uppdrag att sköta det praktiska så som annonsering, rekrytering, löneförhandling mm.

Att fundera på innan anställning

Är styrelsen överens om att anställa? Är det flera som är tveksamma bör ni fundera en extra gång. Tänk också långsiktigt, en anställning kan ju innebära ett längre ansvar/åtagande än den period styrelsen ifråga är vald att sitta.


Har vi pengar till att anställa? Räkna med lönekostnaden plus minst 50 % i sociala kostnader, bland annat arbetsgivaravgifter. Det är JÄTTEVIKTIGT att ha marginaler.

Förutom själva lönen så finns det fyra saker en bör ta hänsyn till:

  1. Lagstadgade skatter och sociala avgifter
  2. Avtalsreglerade sociala avgifter, pension etc.
  3. Semesterersättning
  4. Övriga personalsociala kostnader (läkare, friskvård, uppvaktning etc.)

En anställd som har 25 000 kronor i bruttolön kostar därmed föreningen cirka 37 500 kronor per månad.


Har vi lokaler som den anställde kan arbeta i? Även om det huvudsakliga arbetet ska utföras ute i samhället (så som utbildning, hålla i ett fritidshäng etc) måste det finnas någonstans den anställde kan betrakta som sin fasta arbetsplats. Denna plats måste vara lämplig utifrån arbetsmiljösynpunkt och dessutom måste det finnas adekvata arbetsredskap, till exempel dator.


Finns det någon i styrelsen som kan fungera som arbetsledare och arbetsgivarrepresentant? Arbetsledaren och arbetsgivarrepresentanten måste inte vara samma person. Arbetsledaren planerar, organiserar, leder och följer upp arbetet för den anställda och arbetsgivarrepresentanten är arbetsgivarens förlängda arm – den som berättar vad styrelsen beslutat eller liknande.


Hur gör en när en anställer?

Skapa en kravprofil där ni sätter upp kriterier för tjänsten och vad ni önskar för kvalifikationer och egenskaper hos den person som ni vill anställa. Bygg sedan en bra annons utifrån kravprofilen där ni formulerar vad ni söker. Sprid sedan annonsen, gärna på www.rfslungdom.se, på arbetsförmedlingen och i sociala medier. Försök tänka nytt i fråga av var en annonserar, det är lätt att enbart söka i sina egna nätverk. Detta är viktigt för att få en bredd av ansökningar.

Sätt ut ett sista ansökningsdatum och se till att det finns någon som arbetssökande kan ringa och fråga. Gör ingen bedömning av ansökningarna förrän efter det att ansökningstiden har gått ut. Gå sedan igenom de sökande och gör en grovsortering, be gärna någon att anonymisera ansökningarna. Detta för att kunna göra en så rättvis bedömning som möjligt. De som helt saknar kvalifikationer läggs åt sidan. Skicka meddelande till dessa att de inte fått platsen.

Prioritera de som ni anser vara bäst och kalla till anställningsintervju. Ni bör inte kalla mer än tio sökande till anställningsintervju och fundera över vilka i styrelsen som skall intervjua. Det kan vara bra att vara åtminstone två stycken. När ni bestämt er för en kandidat, kontakta då dess referenser för att få en annan persons erfarenheter av den sökande. Efter intervjun är det viktigt att meddela alla huruvida de fått eller inte fått tjänsten.


Att tänka på!

Det kan vara olämpligt att anställa någon som är en nära vän till flera i styrelsen även om det ofta är just dessa personer som kanske känns mest lämpliga. Som arbetsgivare har en ett tungt ansvar i relation till de anställda och till sina medlemmar, gränsdragningen mellan vad som är en privat relation och när en är arbetsgivare kan vara svår att hantera. Som arbetsgivare ingår att bära ansvar och ibland ta nödvändiga tuffa beslut. Detta är en viktig aspekt att ta med sig in i rekryteringen.


Det här ska ingå i anställningsavtalet:

  • Personuppgifter
  • Uppgifter om RFSL Ungdom distriktet, inklusive organisationsnummer
  • Anställningsformen:
    • Tillsvidareanställning (fast anställning)
    • Visstidsanställning, anställning från en tidpunkt till en annan
    • Anställning för ett visst arbete
    • Vikariat, ersättare för någon som är borta
    • Säsongsanställning
    • Provanställning. Kan tillämpas endast vid tillsvidareanställning och om tjänsten är ny inom

föreningen och/eller om personen inte arbetat på liknande tjänst förut.

  • Arbetstid (maximalt 40 timmar per vecka)
  • Lön och ersättningar för arbete på obekväm arbetstid
  • Tillträdesdag
  • Gällande bransch-/kollektivavtal
  • Antal semesterdagar
  • Övriga anställningsvillkor

Arbetsbeskrivning och delegationsordning

Det är mycket viktigt att det finns en ordentlig arbetsbeskrivning för någon som är anställd. Det är inte den anställda själv som ska bestämma sina arbetsuppgifter utan det ska ni som arbetsgivare göra. Det är också något som verkligen hjälper en anställd att prioritera sin tid om den vet vad den förväntas göra. Det är mycket viktigt att klarlägga ansvarsfördelningen mellan styrelse och anställd. Vilka befogenheter har den anställda? Vilken avrapportering ska ske till styrelsen? Hur mycket får den anställda bestämma själv och hur mycket ska styrelsen bestämma?

Arbetsgivaransvar

Som arbetsgivare har ni ett ansvar för de anställda. Dels att följa lagar och avtal och betala in skatt men också att se till att den anställde trivs. Styrelsen bör därför tillse att det finns en arbetsgivarrepresentant (personalansvarig) i styrelsen. Har ni flera anställda bör någon ha arbetsledningsansvar. Alternativt kan en av de anställda vara arbetsledare. Är det en liten organisation räcker det med att det är en och samma person. Var noga med att inte flera i styrelsen fungerar som arbetsgivare eller arbetsledare. Har andra i styrelsen uppfattningar bör denne gå till den som är arbetsgivare med sina synpunkter och definitivt INTE gå direkt till den anställda personen.

RFSL Ungdom rekommenderar distrikt att ansluta sig till Arbetsgivaralliansen som är en arbetsgivarorganisation. Medlemsavgiften för Arbetsgivaralliansen är några tiondels procent av bruttolönesumman per år. Arbetsgivaralliansen ordnar ungefär två gånger per år kurser i arbetsgivarrollen, vilka är mycket bra att gå. Dessutom har en som medlem rätt till stöd i arbetsgivarfrågor vi deras experter på olika områden.

Arbetstid

Förutom de regler om arbetstid (maximalt 40 arbetstimmar per vecka och vanligtvis rätt till om minst 36 timmar sammanhållen veckovila) kan ibland den anställde vara tjänstledig för olika saker, vara föräldraledig, studier, utföra militärtjänstgöring eller annat. När det gäller andra typer av tjänstledighet, till exempel att en vill prova ett annat arbete, finns det inga skyldigheter för arbetsgivaren att bevilja, det är helt upp till den enskilda arbetsgivaren att avgöra.

Det är lämpligt att avtala om oreglerad arbetstid, dvs. att övertid inte kompenseras med pengar utan extra tid får tas ut i ledig tid, eftersom RFSL är en förening som i mycket stor grad bygger på ideellt arbete är det vanligt att möten och arbetsuppgifter ligger på kvällar och helger. När en har oreglerad arbetstid gäller oftast att en har något högre grundlön än de som har reglerad arbetstid, exempelvis 1 000 kr extra och 5 dagars extra semester (sammanlagt 30 dagar).

Avslutning av anställning

I regel avslutas anställningar något av dessa sätt:

  • Den anställde säger upp sig.
  • Anställning avslutas, när anställningen löper ut till exempel vikariat.
  • Det uppstår arbetsbrist.

Om den anställde säger upp sig själv har personen oftast en uppsägningstid om en eller flera månader. Ibland är uppsägningstiden längre – det beror på ålder och anställningstid. Den anställde ska arbeta under hela uppsägningstiden. Acceptera aldrig en muntlig uppsägning, den skall alltid vara skriftlig.

När en anställning avslutas efter till exempel en visstidsanställning, vikariat, anställning för visst arbete, projektanställning etc. behöver inga särskilda åtgärder vidtas. Men det är en god gest att lämna ett brev där en talar om detta 14 dagar innan.

Arbetsbrist får anses ha uppstått när föreningen har brist på medel eller att en vill genomföra en omorganisation av verksamheten och därigenom inte behöver några anställda. Det är viktigt att en säger upp i en bestämd ordning, principen först in sist ut gäller generellt. Även här föreligger en rad formella regler, ni bör därför kontakta er arbetsgivarorganisation.

Det finns två sätt att avsluta en anställning vid konflikter med den anställde:

  • Avsked, för detta krävs mycket grovt åsidosättande av den anställdes skyldigheter gentemot arbetsgivaren, ofta av ren kriminell art. Om det konstateras avsked för den anställde får den sluta omedelbart efter viss formell handläggning.
  • Uppsägning, för detta krävs saklig grund till exempel svåra samarbetssvårigheter, stöld, illojalitet etc. Den anställde har alltid rätt till en uppsägningstid.

Beträffande formella regler om blanketter, förhandling, varsel – kontakta Arbetsgivaralliansen

Arbetsgivaralliansen http://www.arbetsgivaralliansen.se/